Migliori Sistemi di Gestione dei Contenuti Aziendali (ECM)
Il miglior Sistemi di Gestione dei Contenuti Aziendali (ECM) a colpo d'occhio
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Che cos'è il software di Enterprise Content Management (ECM)?
Gli strumenti di gestione dei contenuti aziendali (ECM) aiutano le aziende a organizzare e mantenere grandi volumi di dati di vari tipi di file. Collegano i membri di un'organizzazione, solitamente attraverso il cloud, offrendo loro un portale interconnesso e navigabile per la gestione e l'archiviazione dei file. Gli utenti possono assegnare ruoli e permessi, e gli amministratori possono aumentare la sicurezza controllando quali titolari di account sono autorizzati a visualizzare e commentare su quali progetti e file.
Lo strumento accompagna utenti e organizzazioni attraverso l'intero processo di gestione di file e documenti. I team possono scansionare o caricare file o creare file direttamente all'interno dello strumento. Possono quindi scegliere la posizione di archiviazione appropriata e assegnare permessi basati su ruolo, password o altre impostazioni di sicurezza. I file possono essere organizzati secondo le preferenze dell'azienda, ad esempio per team, livello di anzianità o tipo di compito. Ad esempio, un'azienda potrebbe creare cartelle separate per i team di marketing e vendite, un'altra potrebbe utilizzare cartelle per differenziare i file dei manager intermedi dai documenti di livello base, o una potrebbe utilizzare cartelle per separare i documenti delle risorse umane dalle informazioni sui salari.
Una volta archiviati nel sistema, i documenti possono essere condivisi tramite link o inserendo la cartella designata nella funzione di ricerca del sistema. Gli utenti possono collaborare su questi file lasciando commenti sull'avanzamento del compito o del progetto, aiutando a responsabilizzare i dipendenti per le loro parti. Molti strumenti hanno funzionalità di controllo delle versioni, il che significa che la versione più recentemente aggiornata di un file è quella a cui gli utenti sono indirizzati. Questo riduce la confusione e le possibilità di aggiornare la versione sbagliata di un documento. Salva anche le versioni precedenti per eliminare la possibilità che un errore causi danni irreversibili.
Gli amministratori possono regolare le impostazioni per automatizzare determinati processi come l'aggiunta di metadati ai documenti di file. Gli strumenti ECM consentono agli utenti di impostare date di scadenza che determinano quando i file devono essere eliminati o archiviati per una conservazione indefinita. Questo è particolarmente utile in settori come la sanità o il legale, dove è necessario conservare i documenti per lunghi periodi di tempo. Le organizzazioni possono conservare le informazioni per anni o impostarle per l'eliminazione dopo il completamento di un contratto.
Vantaggi chiave del software di Enterprise Content Management (ECM)
- Connetti, accedi, visualizza, mantieni, gestisci ed elimina i repository di contenuti isolati con un'unica architettura globale
- Aumenta la produttività dei dipendenti e riduci la ridondanza dei file
- Incoraggia gli istinti collaborativi della tua organizzazione con contenuti facilmente disponibili e condivisibili
- Automatizza i processi aziendali, rendendoli strutturati, documentati e verificabili
- Garantisci la conformità governativa attraverso una rigorosa manutenzione della sicurezza dei file, permessi, approvazioni e ciclo di vita
- Integra con altri tipi di software di gestione dei contenuti per fornire servizi di gestione dei contenuti aziendali a tutto tondo
- Semplifica il flusso di lavoro
- Centralizza il materiale in un unico repository
Perché utilizzare il software di Enterprise Content Management (ECM)?
Il software di gestione dei contenuti aziendali fornisce alle aziende e alle organizzazioni un repository centrale per archiviare, gestire, archiviare e gestire dati di vari gradi di riservatezza e importanza. Potrebbe essere utilizzato per aiutare, ad esempio, i dipartimenti delle risorse umane a organizzare centinaia di contratti dei dipendenti o proteggere i trascritti in una grande università.
Facilita la collaborazione — L'ECM aiuta intrinsecamente le aziende a essere più collaborative rompendo i contenuti dai loro silos isolati e condividendoli in tutta l'organizzazione. Molti prodotti offrono altre funzionalità come versioning, audit trail, commenti e annotazioni, e modifica collaborativa di documenti e file che rendono la collaborazione ancora più facile. Vale la pena considerare come funzionalità come queste possano beneficiare la tua organizzazione e come un'implementazione ECM possa essere sfruttata per connettere team aziendali disgiunti.
Fornisce gestione del ciclo di vita — Lo spazio di archiviazione dei dati è molto prezioso, e l'archiviazione dei file di un'organizzazione si accumula solo dall'assunzione e creazione quotidiana. Spostare i file dall'archiviazione attiva agli archivi ed eliminare i file vecchi e non necessari aiuta a limitare le spese inutili per l'archiviazione dei dati e l'hardware, e il software ECM può essere utilizzato per mantenere il corretto ciclo di vita di file e documenti.
E come con altri aspetti della gestione dei documenti, anche le strutture governative sono importanti qui. La conformità legale spesso richiede che determinati documenti siano mantenuti e accessibili per un periodo di tempo specifico e non un momento di più. Le soluzioni ECM possono rendere la gestione dei cicli di vita di documenti e file strutturata e automatica. Indaga dove i prodotti ECM possono implementare questa logica del ciclo di vita e come si integreranno con la tua infrastruttura di archiviazione e backup esistente.
Chi utilizza il software di Enterprise Content Management (ECM)?
I vantaggi del software di gestione dei contenuti aziendali non sono limitati a una dimensione aziendale o settore specifico. I revisori hanno citato l'uso di questo software per ottenere l'approvazione delle fatture o gestire lunghi rapporti di spesa. Anche un piccolo studio fotografico potrebbe beneficiare dell'uso del software per condividere file con i clienti, e un'azienda internazionale può facilmente scambiare documenti internamente. Le soluzioni offerte possono essere utili a qualsiasi azienda che richieda migliori tattiche organizzative, sia che si tratti del loro dipartimento delle risorse umane, finanze, gestione degli account, vendite e marketing, amministrazione, pianificazione, governance o un'altra area.
Tipi di software di Enterprise Content Management (ECM)
Data la natura aperta della maggior parte dei sistemi ECM, sarebbe difficile dire che ci sono tipi distinti. Tuttavia, le distinzioni più facili possono essere fatte per gli strumenti ECM costruiti per settori specifici. Molti settori hanno processi altamente regolamentati riguardo alla gestione di file legali, cartelle cliniche, moduli di ispezione, certificazioni, ecc. Oltre agli standard imposti dal governo, alcune organizzazioni potrebbero aver bisogno di capacità e configurazioni specifiche. Molti fornitori di ECM offrono soluzioni industriali su misura basate su standard e implementazioni precedenti, e i settori con processi burocratici estesi troveranno il massimo utilizzo dai sistemi ECM. Esempi specifici includono, ma non sono limitati a, sanità, legge e servizio pubblico. Tuttavia, la maggior parte delle aziende moderne si trova regolarmente a gestire tutto, dalle fatture ai materiali di content marketing ai documenti sanitari, e i sistemi ECM sono progettati per aiutare a scansionare, categorizzare e archiviare tutto quanto sopra e altro ancora.
Caratteristiche del software di Enterprise Content Management (ECM)
I sistemi di gestione dei contenuti aziendali spesso forniscono le stesse caratteristiche di base. Tuttavia, i prodotti ECM per settori specifici includeranno spesso soluzioni di funzionalità specifiche.
Caratteristiche di gestione dei file
Supporto per tipi di file — Supporta l'archiviazione di più tipi di file. Questo include, ma non è limitato a, file basati su testo, PDF, immagini, video e file audio.
Metadati — Aggiunge automaticamente metadati descrittivi come dimensione del file e data di caricamento, inserisce campi di metadati standard come parole chiave e consente la creazione di campi e vocabolari personalizzati.
Scansione OCR — Facilita la strutturazione dei dati non strutturati attraverso software OCR o altri processi di archiviazione/tagging automatizzati per documenti scansionati.
Versioning — Tiene traccia delle versioni che cambiano incrementali dello stesso file.
Collaborazione — Supporta la collaborazione simultanea di più utenti nella creazione, annotazione e revisione di documenti.
Assemblaggio di documenti — Genera automaticamente documenti basati su modelli e invio di moduli.
Creazione di moduli — Supporta la creazione e la gestione di moduli utente inviabili.
Portali e siti — Fornisce la possibilità di creare portali e siti utente.
Disposizione — Archivia, elimina o revoca automaticamente l'accesso ai file che hanno raggiunto la fine del loro ciclo di vita.
Ricerca — Semplifica e facilita la scoperta di file tramite una ricerca semplice o avanzata.
Interfaccia web — Consente l'accesso ai documenti tramite un'interfaccia web senza richiedere l'installazione di un client su un dispositivo.
App mobili — Fornisce app per iOS, Android e Windows Phone con funzionalità che consentono agli utenti di eseguire le stesse funzioni che farebbero su un PC.
Caratteristiche del flusso di lavoro
Automazione dei processi — Automatizza i processi interni specificando una serie di condizioni e azioni, che possono essere personalizzabili alle complessità delle esigenze di un'organizzazione ed è facile da configurare ed eseguire.
Condizioni — Fornisce un motore di flusso di lavoro che è rilevante e personalizzabile alle condizioni necessarie per eseguire le regole.
Gestione dei record — Fornisce gli strumenti e le funzionalità necessari per mantenere prove delle attività aziendali e conformarsi ai requisiti governativi o agli standard del settore.
Gestione dei casi — Fornisce funzionalità specializzate per raggruppare contenuti strutturati e non strutturati, automatizzare processi adattivi e multipersona e impostare scadenze per i casi aperti. Consente anche il completamento e la chiusura dei casi e l'archiviazione e la futura verifica delle informazioni associate.
Caratteristiche di amministrazione
Gestione di utenti, ruoli e accessi — Concede l'accesso a dati, funzionalità, oggetti selezionati, ecc., in base agli utenti, ai ruoli degli utenti, ai gruppi, ecc.
Single sign-on — Facilita l'onboarding e l'offboarding dei membri del team con provider di identità basati su Active Directory/SAML.
Politiche e controlli — Fornisce la possibilità di controllare l'accesso a file/cartelle per utente o gruppo, permessi di condivisione esterna, politiche di modifica, restrizioni di posizione del dispositivo, ecc.
Limiti di archiviazione — Facilita l'amministrazione dei limiti di archiviazione per utente o gruppo.
Zone di archiviazione — Supporta la scelta del data center in cui i tuoi file dovrebbero essere archiviati.
Sicurezza — Archivia e trasferisce i file in un ambiente sicuro.
Caratteristiche della piattaforma
Internazionalizzazione — Consente alle organizzazioni multinazionali di utilizzare strumenti efficacemente in più lingue e valute.
Prestazioni e affidabilità — Garantisce che il software sia costantemente disponibile (uptime) e consente agli utenti di completare rapidamente le attività perché non stanno aspettando che il software risponda a un'azione che hanno intrapreso.
Reportistica e audit — Fornisce accesso a report predefiniti e personalizzati per monitorare l'attività degli utenti e l'archiviazione.
Integrazione del sistema di registrazione — Si integra con altri sistemi di registrazione come CRM, ERP, Outlook, Sharepoint.
API — Consente l'integrazione personalizzata con sistemi esterni.
Tendenze relative al software di Enterprise Content Management (ECM)
Popolarità in opzioni più flessibili — Per tutti i benefici che possono derivare da una gestione estesa dei contenuti, i sistemi ECM hanno una reputazione mista. Alcuni li considerano datati, e il termine stesso può scoraggiare i potenziali clienti. La gestione dei contenuti aziendali come tipo di software evoca associazioni con soluzioni on-premise vecchie di decenni, non intuitive, che erano difficili sia da implementare che da mantenere. Mentre queste soluzioni on-premise sono migliorate e sono utilizzate principalmente da grandi organizzazioni aziendali, la stragrande maggioranza delle soluzioni ECM disponibili oggi sono ora offerte snelle e basate su cloud. Gli sviluppatori di ECM stanno mettendo al primo posto interfacce utente scattanti e flessibilità nelle offerte moderne per competere con tipi di software di gestione dei documenti meno complicati. Tuttavia, questo ha offuscato le linee tra i sistemi di gestione dei contenuti aziendali e altri tipi simili di sistemi di gestione dei contenuti.
Lo spazio manca di forti distinzioni — L'intero spazio di gestione dei documenti nel suo complesso manca di delineazioni definitive tra i prodotti. La gestione dei contenuti è cambiata significativamente dai giorni delle soluzioni aziendali on-premise, e con l'industria nel suo complesso che si orienta verso prodotti eleganti e basati su cloud, le linee tra le soluzioni di gestione dei documenti si sono indebolite. Mentre una volta esistevano distinzioni tra software di gestione dei documenti semplici e ECM, si potrebbe sostenere che i termini specifici tra i prodotti sono principalmente a discrezione del fornitore.
Software e servizi correlati al software di Enterprise Content Management (ECM)
Gestione dei contenuti aziendali — Sia il software di gestione dei contenuti aziendali che il software di archiviazione e condivisione file sono repository di contenuti simili ai sistemi di gestione dei contenuti aziendali. Tuttavia, a un certo punto erano più semplificati, noti per essere offerte basate su cloud e scelte migliori per le piccole imprese. Tuttavia, con una spinta a livello industriale verso i prodotti cloud, ci sono poche differenze tra loro ora.
Gestione delle risorse digitali — Mentre i sistemi di gestione dei contenuti aziendali sono destinati a contenere tutti i contenuti di un'organizzazione, il software di gestione delle risorse digitali, o sistemi DAM, sono destinati specificamente ai file multimediali ricchi. Questo include file come immagini, video, audio e presentazioni. Il software DAM è utilizzato specificamente dai team di marketing per contenere il materiale di marketing in un repository su misura. Mentre sia gli ECM che i DAM sono entrambi capaci di contenere una quantità estesa di contenuti, i DAM hanno un caso d'uso più specifico e funzionalità per soddisfare, come miniature di anteprima avanzate e funzionalità di importazione ed esportazione semplificate.
